"Hui-um" - Verwaltungsgemeinschaft

Die Ausgangslage
Die Aufgaben von Gemeinden werden zunehmend umfangreicher und komplexer. Zugleich steigt der öffentliche Druck noch sparsamer zu agieren. Rigorose Einsparungen, Kooperationen und auch Gemeindezusammenlegungen werden teils lautstark gefordert. Eine eindeutige Strategie, wohin sich die Gemeindeverwaltung in Zukunft entwickeln soll ist derzeit nicht erkennbar. Um für die zukünftigen Entwicklungen und Aufgaben gut gerüstet zu sein, haben die Bürgermeister der Gemeinden Michaelnbach, Pollham und St. Thomas ein Modell entwickelt, welches die Verwaltungen dabei unterstützen soll ihre Aufgaben effizienter zu erledigen und zugleich die eigenständigen Gemeinden in ihrer Weiterentwicklung stärkt. Bürgerservicestellen in allen Gemeinden dienen dabei als Bindeglied zur dörflichen Gesellschaft. Die Verwaltungsgemeinschaft „Hui-um“ mit den Gemeinden Michaelnbach, Pollham und St. Thomas wurde mit 1. Jänner 2019 errichtet.


Unser Anspruch
• Erhalt unserer guten Lebensqualität und positive Weiterentwicklung unserer Gemeinden
• Ein modernes Gemeindemanagement, mit zeitgemäßen Methoden wie Bürgerbeteiligung und ganzheitlichen Entwicklungsprozessen
• Veränderungen selbst gestalten anstatt gestaltet zu werden


Die Grundidee
• Eine tiefgreifende Kooperation auf freiwilliger Basis zwischen Gemeinden, zu denen man gegenseitig großes Vertrauen hat
• Bürgerservicestellen in allen drei Gemeindeämtern sollen die Beziehung zwischen Bürgern und Verwaltung erhalten und fördern
• Eine dezentrale Verwaltungsgemeinschaft mit einem gemeinschaftlichen Backoffice steigert den Grad der Professionalität und die Effizienz
• Aufgabenschwerpunkte an den jeweiligen Standorten steigern die Kompetenzen in den jeweiligen Bereichen und gewährleisten eine effizientere Bewältigung der Aufgaben
• Eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch Spezialisierung, Flexibilisierung und individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Der Erhalt der politischen Strukturen gewährleistet einen hohen Grad an Bürgerbeteiligung und stellt die positive Weiterentwicklung in den Gemeinden sicher
• Die Einbindung der Bürger in Entwicklungsprozessen ermöglicht innovative und gemeindeübergreifende Lösungsansätze
 

Die „Hui-um Gemeinden“
Die drei Gemeinden Michaelnbach, Pollham und St. Thomas sind weder Umlandgemeinden noch periphere Gebiete. Wir sind selbständige geschlossene Einheiten mit ähnlichen Strukturen und funktionierenden Einrichtungen.

Alle drei ländlichen Wohngemeinden weisen eine ähnliche Struktur auf und haben jeweils
•    unter 1500 Einwohner
•    eine positive Bevölkerungsentwicklung
•    eine gut ausgestattete Infrastruktur
•    eine eigenständige Pfarre
•    ein Gemeindeamt
•    eine Volksschule
•    einen Kindergarten
•    eine Feuerwehr
•    eine Musikkapelle
•    ein vielfältiges, sehr aktives Vereinsleben
•    eine große Anzahl an ehrenamtlich engagierten Gemeindebürgern


Die Ziele der Verwaltungsgemeinschaft
• Ein höherer Grad an Professionalität in der Aufgabenbewältigung
• Spezialisierung der Mitarbeiter auf einzelne Bereiche (nicht jede/r muss alles können bzw. wissen)
• Flexiblere Anpassung an neue Aufgaben und Anforderungen an die Gemeindearbeit
• Bürgerservice bleibt an jedem Standort vollständig für die GemeindebürgerInnen erhalten
• Aufgaben werden gemeindeübergreifend an jeweils einem Gemeindeamt für alle drei Gemeinden erledigt
• Jedes Gemeindeamt beinhaltet eine Bürgerservicestelle sowie eine Fachabteilung mit definierten Aufgabenstellungen
• Möglicherweise freiwerdende personelle Ressourcen durch Verschlankung des Verwaltungsbereiches werden für die Unterstützung des Gemeindelebens eingesetzt
• Größere Lösungskompetenz und Flexibilität
• Hohe Qualität bei Personalentwicklung durch Wissens- und Erfahrungsaustausch
• Eine gemeinsame Leitung als zentrale Stelle für die Koordination und Umsetzung der definierten Maßnahmen
• Langfristige Einsparung von ca. 10 % an Personal- und Sachkosten in der Verwaltung


Maßnahmen
• Gemeinsames Organigramm und Ablaufstrukturen für die Verwaltungsgemeinschaft
• Ernennung eines Leiters der Verwaltungsgemeinschaft
• Einbindung der Mitarbeiter bei der Definierung von Prozessen und Abläufen
• Laufende Evaluierung der umgesetzten Aktivitäten durch die Verantwortlichen
• Bei der Neuzuordnung der Aufgaben an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird größtmögliche Rücksicht auf die Fähigkeiten und Wünsche des Einzelnen genommen

Möglichkeiten der Kooperation
In einer ersten Themensammlung im Rahmen von Workshops wurden folgende Kooperationsmöglichkeiten identifiziert:
• Bauwesen
• Buchhaltung
• Gebühren
• Gebäudebetreuung
• Lohnverrechnung
• EDV, Arbeitsprogramme
• Zeitung/PR, Homepage
• Straßenbau
• Infrastruktur
• Bauhofkoordination
• Kinderbetreuung

Weitere Kooperationsmöglichkeiten werden im Zuge der Verwaltungskooperation mit Bürgern, Mitarbeitern und politischen Vertretern erörtert.

Nicht-Ziel:
Als klares Nicht-Ziel ist die Fusion der Gemeinden definiert.
Alle beteiligten Gemeinden wollen politisch eigenständig bleiben, um die derzeitige hohe Lebensqualität des ländlichen Raumes zu gewährleisten. Diese wird vor allem durch das hohe lokale politische und ehrenamtliche Engagement gesichert.

Die Grundsätze der Verwaltungsgemeinschaft

• Die Gemeinden bleiben politisch unabhängig
• Keine Ausschließlichkeit der Zusammenarbeit in der Region
• Wir entwickeln uns aus eigener Kraft – bottom up
• Enge Zusammenarbeit in Dingen, die im „Hintergrund“ passieren
• Entwicklung zu Verwaltungskooperation mit gemeinsamer Verwaltungs- und Personalführung
• Keine aufwändige Gegenverrechnung – „hui-um“ (Aufwand-Nutzen-Relation)
• Möglicherweise freiwerdende Personalressourcen werden für die Entwicklung der Angebote im Dorfleben und Unterstützung der ehrenamtlichen Gruppen und Vereine genutzt

Der Prozess

Was bisher geschah
2017:
• Ausloten der grundsätzlichen Bereitschaft durch die Bürgermeister
• Übereinstimmende Willensbildung von vier Gemeinden (Michaelnbach – Pollham – Pötting – St. Thomas) in Form eines Grundsatzbeschlusses in den Gemeinderäten
• Beauftragung eines externen Beraters zur Begleitung und Unterstützung dieses Prozesses
• Analyse Ist-Bestand der Verwaltung in den Gemeinden und Erarbeitung erster Ansätze für eine Zusammenarbeit

2018:
• Erstellung und laufende Anpassung eines gemeinsamen Konzepts (Vertragsentwurf; Grundsatzpapier, Dienstpostenplan, etc.)
• Erstellung eines Vertragsentwurfes zur Errichtung einer Verwaltungsgemeinschaft
• Einstimmiger Beschluss der Gemeinderäte der Gemeinden Michaelnbach, Pollham und St. Thomas zur Errichtung der Verwaltungsgemeinschaft Hui-um
• Ernennung eines Leiters der Verwaltungsgemeinschaft

2019:
• 1. Jan: Offizieller Start der Verwaltungsgemeinschaft
• Umsetzung erster Maßnahmen



Kontakt und Informationen:
Bgm. Martin Dammayr, Gemeinde Michaelnbach
0664/5471200, buergermeister@michaelnbach.ooe.gv.at

Bgm. Ernst Mair, Gemeinde Pollham
0676/9447088, ernstmair@pollham.ooe.gv.at

Bgm. Raimund Floimayr, Gemeinde St. Thomas
0660/1555646, buergermeister@st-thomas.ooe.gv.at

Hui_um_ Bericht_2019_Grundsatzpapier